FX-Market  Program obsługi sprzedaży  

Instrukcja użytkownika

  

 

Spis tematów

1. Informacje techniczne.
Opis wymagań sprzętowych.

2. Zasady ogólne, organizacja danych.
Ogólne informacje opisujące sposób pracy w programie oraz organizację danych.

3. Rozpoczęcie pracy z programem.

4. Obsługa programu.

 

 Informacje techniczne


Program pracuje w systemie Windows od wersji XP (Vista, 7, 8, 8.1) w wydaniach 32 i 64 bitowych.

Wymagania sprzętowe: jak dla systemu operacyjnego.

Drukarka: dowolna obsługiwana w systemie operacyjnym.

Serwer: Windows lub Linux.

Baza danych: SQL Firebird.

Licencjonowanie programu: bezterminowa licencja odpłatna jednorazowo, dla stanowiska komputerowego

Ograniczenia programowe: żadnych nakładanych ograniczeń np. na liczbę magazynów, liczbę użytkowników, dokumentów itp. Maksymalne wartości stosowane obecnie mogą być dostosowane do potrzeb zamawiającego oprogramowanie.

 Zasady ogólne, organizacja danych


Program pozwala na pracę w dwóch trybach:

  • bez obsługi magazynów

Sprzedaż dokonywana jest w oparciu o zawartość katalogu towarów i usług.

  • z obsługą magazynów

Sprzedaż dokonywana jest w oparciu o zawartość wybranego magazynu lub katalogu towarów i usług.

W tym przypadku katalog towarów i usług podczas sprzedaży udostępnia jedynie te pozycje, które mają ustawiony znacznik "Usługa".

Wprowadzenie towaru do magazynu następuje poprzez wprowadzenie danych z dokumentu zakupu (lub danych z przeprowadzonej inwentaryzacji). Zmiany w stanach magazynowych mogą być przeprowadzane dowolnym dokumentem zdefiniowanym w programie lub wprost w magazynie (stosowny dokument zapisuje się automatycznie).

Nie można wprowadzić do magazynu towaru, który nie został najpierw wprowadzony do katalogu towarów i usług. Katalog ten przechowuje stałe dane towaru: nazwę, kod, kod kreskowy, stawka VAT itp. Ceny do katalogu wprowadzane są wyłącznie dla usług. Pozostawienie ceny nieokreślonej (równej zero) oznacza konieczność jej podania przy każdej rejestrowanej transakcji.

Dostęp do programu chroniony jest unikalnym identyfikatorem i hasłem. W jednym czasie na tym samym identyfikatorze może pracować tylko jedno stanowisko komputerowe.

Organizacja danych

Uproszczone wprowadzanie danych przeprowadzane jest w opcji menu głównego Ewidencja.

Wszelkie korekty i wprowadzanie dokumentów innych niż sprzedaż lub przyjęcie (które wprowadza się w opcji Ewidencja) dokonywane jest w opcji Rejestr dokumentów.

Dane gromadzone są w okresach rocznych, tzn. Rejestr dokumentów udostępnia dane z roku, na który wskazuje data bazowa. Dostęp do danych innych lat niż rok bieżący wymaga odpowiedniego ustawienia daty bazowej (okno główne: Zmiana daty bazowej).

Każde stanowisko komputerowe, o ile pracuje w sieci, powinno mieć poprawnie skonfigurowany dostęp do wspólnej bazy danych.
Podczas wdrożenia programu wymagane jest, aby program zainstalowany był na każdym stanowisku, a w miejscu, w którym znajduje się plik wykonawczy programu market.exe zawartość pliku server.set wskazywała na poprawny adres bazy. Edycja tego pliku nie jest dostępna z poziomu programu, a zasady rządzące połączeniem do bazy przedstawione są w treści tego pliku.
Standardowa zawartość pliku server.set - przy pracy lokalnej/bez sieci to np.: c:\faxon\bazy\
Przykładowa zawartość pliku przy pracy w sieci, to np.: 192.168.207.1:/fx/bazy/
W powyższym przykładzie serwer ma adres IP 192.168.207.1 i na dysku głównym znajduje się folder fx, podfolder bazy, w którym znajdują siępliki bazy danych.

Do pracy konieczne są dwa pliki bazy danych: fx_main.gdb - przechowujący dokumenty i główne dane programu oraz plik fxConfig.gdb - przchowujący dane konfiguracyjne oraz informacje o użytkowniach.

 

 Rozpoczęcie pracy z programem


Przy programie ustawionym w trybie pracy bez magazynów rozpoczęcie pracy nie wymaga żadnych dodatkowych czynności, poza wdrożeniem programu.

W przypadku pracy z magazynem rozpoczęcie pracy wymaga wprowadzenia stanów początkowych.
Realizacja tego wymogu skutkuje wprowadzeniem do programu spisu z natury.

Nowe firmy, które rozpoczynają pracę z programem rozpoczynają od wprowadzenia kolejnych dokumentów zakupu i praca może rozpocząć się z dowolną chwilą, w której w magazynie są już dostępne towary, które będą przedmiotem transakcji.

Parametry programu

W opcji menu głównego: Parametry programu, poza innymi, mniej znaczącymi parametrami koniecznie należy wprowadzić w zakładce Działy, filie dane adresowe firmy:




Kolejnym ważnym zadaniem przed rozpoczęciem pracy jest konfiguracja urządzeń fiskalnych.

Każde stanowisko komputerowe ma własne ustawienia pracy z urządzeniami fiskalnymi. Wspólne pozostają jedynie ustawienia kas fiskalnych. I tak np. w sieci mogą pracować stanowiska komputerowe bez podłączenia do żadnego urządzenia fiskalnego oraz takie, które współpracują jednocześnie z drukarką fiskalną i kasami fiskalnymi.

  

Obsługa programu

1. Ewidencja.
Przyjęcie, sprzedaż, bufory.

2. Rejestr dokumentów.
Przeglądanie, wyszukiwanie, zmiany.

3. Magazyn.
Wyszukiwanie, przeglądanie, kartoteka, zmiany.

4. Raporty.
Zestawienia sprzedaży, raport magazynowy.

 

 Ewidencja   WRÓĆ DO MENU


Opcja ta jest dostępna z poziomu menu głównego.

Zakładka sprzedaż odnosi się do wszystkich operacji związanych z wydawaniem towaru z magazynu. Decyzja o rodzaju zapisywanej transakcji dokonywana jest z chwilą jej zakończenia, kiedy to można określić, że faktycznie nie jest to sprzedaż, a np. wydanie wewnętrzne.

Podobnie w zakładce przyjęcie magazynowe wprowadzane są wszystkie dokumenty związane z wprowadzeniem towaru do magazynu.

Przy pracy bez magazynów zakładka przyjęcie magazynowe jest niedostępna.

Menu górne:

Pozwala na przełączenie trybu pomiędzy sprzedażą i przyjęciem magazynowym.

Bufory są odpowiednikiem koszyków lub np. w restauracji stolików, co oznacza, że równolegle może być prowadzonych wiele transakcji. Zawartość okna ewidencji tj. wprowadzone już pozycje nie są usuwane z chwilą zamknięcia programu.

Wprowadzone pozycje:

Lista wprowadzonych pozycji nie podlega korektom. Ewentualne konieczne zmiany wymagają usunięcia podświetlonej na liście pozycji (opcja górnego menu Usunięcie), a następnie wprowadzenie poprawnie żądanych danych.

Dopisywanie kolejnych pozycji do transakcji:

W polu Towar, usługa wprowadza się kod żądanej pozycji, a jeśli nie jest on znany należy kliknąć opcję F1 - lista magazynowa lub F2 - lista katalogu towarów i usług. Naciśnięcie klawisza Enter przy pustym polu Towar, usługa oznacza zamknięcie transakcji, jeśli lista pozycji nie jest pusta.

Opcja Wyczyść pola edycyjne nie oznacza usuwania pozycji już wprowadzonych. Opcja powoduje jedynie wykasowanie ewentualnych zmian w poszczególnych polach służących do wprowadzania nowej pozycji.


 Rejestr dokumentów   WRÓĆ DO MENU


Rejestr udostępnia wszystkie dokumenty w bieżącym roku. Dane z innych okresów wymagają zmiany ustawienia daty bazowej.

Lista wyświetla jednocześnie tylko jeden rodzaj dokumentu. Zmiana zakresu listy jest dostępna po wciśnięciu klawisza F2 lub po wyborze z górnego menu, z listy rozwijanej żądanej pozycji.


    Rodzaje dokumentów obsługiwanych przez program definiowane są w opcji menu głównego Katalog, podopcji Definicje dokumentów. Jedynym miejscem do wystawiania w programie dokumentów korygujących jest opcja Nowy dok. korygujący dostępna z górnego menu Rejestru dokumentów:

  • Nowa korekta sprzedaży

Wystawianie dokumentów korygujących do paragonów i faktur.

  • Nowa korekta zakupu

Wprowadzania dokumentów korygujących od dostawców.

Dla dokumentów fiskalnych (jeśli w definicji dokumentów określono, że dokument ma być ufiskalniany oraz w przypadku współpracy programu z drukarką fiskalną) nie jest możliwe korygowanie pozycji, ani ich usuwanie lub dopisywanie nowych. Jedyna poprawna metoda wprowadzenia zmian, to wystawienie dokumentu korygującego i dokonanie ponownej transakcji, o ile przedmiotem zmiany nie było całkowite wycofanie transakcji.

Opcja Zmień

  • Ufiskalnij ponownie

UWAGA: wykonanie opcji po potwierdzeniu przeprowadzane jest bez dalszych funkcji kontrolnych. Od użytkownika zależy, czy ponowne ufiskalnienie dokumentu jest zasadne. Pamiętać należy, że transakcje zarejestrowane w pamięci fiskalnej urządzenia rejestrującego sprzedaż nie podlegają jakimkolwiek modyfikacjom.

  • Zmień dane

Pozwala na zmianę danych nagłówkowych, niezwiązanych z pozycjami dokumentu: data, termin płatności, kontrahent itd.

  • Zmień rodzaj dokumentu

Pozwala zamienić rodzaj wprowadzonego dokumentu na inny, np. utworzenie faktury na podstawie pro-formy.

  • Usuń dokument

Powoduje anulowanie dokumentu. Nadal może być on widoczny na liście dokumentów, jednak pozostaj bez wpływu na pozostałe dane programu. Osoba o odpowiednich uprawnieniach może przywrócić anulowany dokument.
Ważne jest, aby w takim przypadku zadbać o odpowiednie oznaczenie numerem kolejnym ponieważ jeśli po anulowaniu dokumentu zarejestrowano nowe, to dokument przywrócony zostanie z numerem pierwotnym powodując wielokrotne nadanie tego samego numeru dokumentu.

Pozycje z takich dokumentów pozostają w każdym przypadku poprawnie przypisane do właściwego nagłówka.
Formalnie, jednak istnienie dwóch różnych dokumentów jest błędem księgowym i fiskalnym i jest niezgodne z ustawą o rachunkowości. Odpowiedzialność za poprawność gromadzonych danych ponosi podatnik - użytkownik programu.

Opcje Rejestru dokumentów dostępne w zakładce Raporty, księgowanie udostępniają tą samą funkcjonalność, co opcja Wydruki, raporty. Opis przedstawiono w dalszej części instrukcji.

 

 Magazyn   WRÓĆ DO MENU


Opcja dostępna jest z głównego menu oraz podczas wprowadzania pozycji dokumentów, jako lista słownikowa.

Każda pozycja magazynu musi być wprowadzona poprzez dokument przyjmujący: przyjęcie magazynowe, bilans otwarcia, remanent itp.

Bezpośrednie zmiany stanów magazynowych (opcja Zmiana) powodują automatyczne utworzenie dokumentu Korekta magazynowa.

Wyszukiwanie w magazynie prowadzone jest po dowolnych fragmentach nazwy. Wpisanie w polu Filtr tekstu: BAR BIA powoduje zawężenie listy do tych pozycji, które w dowolnym fragmencie nazwy mają każde ze słów, w tym przypadku byłyby to, zgodnie z powyższą ilustracją obydwie pozycje Barszczu białego i Baranek wielkanocny biały:

Zmiana

W opcji menu górnego Zmiana można dokonać korekt pozycji magazynowej. Wszystkie poprawki skutkują na pozostałe rejestry programu.


Definiowanie nowej grupy lub podgrupy z poziomu okna zmiany pozycji magazynowej polega na wpisaniu pełnej, nowej nazwy i naciśnięciu klawisza Enter. Po zatwierdzeniu dopisania nowej grupy, podgrupy do katalogu może ona być od razu wybrana dla edytowanej pozycji magazynowej.

 

 Raporty   WRÓĆ DO MENU


W opcji Wydruki, raporty z menu głównego programu dostępne jest okno pozwalające na wydruk dowolnej konfiguracji zestawień, dla dowolnego okresu.

Sterowanie zakresem czasowym raportu wspomagają przyciski poniżej pól dat brzegowych. Niezależnie od ich użycia, każde z pól może być wypełnione samodzielnie przez użytkownika.

Sterowanie parametrami w poszczególnych zkładkach pozwala ograniczyć dane do oczekiwanego zakresu.

 

 

 

 

Nasza oferta obejmuje autorskie oprogramowanie dla firm, sklepów, hurtowni, placówek medycznych, placówek opiekuńczo wychowawczych oraz przedszkoli.
Opracowujemy również specjalistyczne oprogramowanie na zamówienie.